Waarom iedere fotograaf zijn cijfers zou moeten bijhouden

Van alle lessen die we de afgelopen jaren hebben geleerd, is dit misschien wel de minst spectaculaire. Er zit namelijk geen bizar marketinggeheim achter, geen slimme social media hack en ook geen gekke truc die ervoor zorgt dat je ineens moeiteloos je aanbod verkoopt.

Maar toch is misschien wel een van de meest waardevolle veranderingen die we ooit in ons bedrijf hebben doorgevoerd. Ben je er klaar voor?

Ik heb het over het simpelweg bijhouden van cijfers.

Ja, echt… Cijfers. Data bijhouden. Gegevens verzamelen.

Toen we daar jaren geleden mee begonnen, deden we dat niet omdat we zo gek waren op spreadsheets. Alsjeblieft niet zeg… Sterker nog, we vonden het echt ontzettend saai… maar we merkten wel dat we behoefte hadden aan meer overzicht.

Soms leek het namelijk alsof alles tegelijk gebeurde. De aanvragen stroomden binnen, de agenda liep vol en we renden van shoot naar shoot. Een paar maanden later kon het ineens opvallend stil zijn en vroegen we ons af waar al die klanten gebleven waren.

Pas toen we onze gegevens begonnen bij te houden, zagen we patronen ontstaan. We ontdekten dat bepaalde periodes ieder jaar druk waren en andere juist rustig. Niet toevallig, maar omdat klanten zich nu eenmaal volgens bepaalde seizoenen gedragen. Mensen boeken een gezins- of branding shoot vaak niet op het moment dat ze de foto's nodig hebben, maar weken of zelfs maanden daarvoor. Bruiloften worden vaak ruim een jaar van tevoren vastgelegd en bedrijven plannen nieuwe shoots regelmatig rondom een nieuwe campagne, een productlancering of het begin van een nieuw kwartaal.

Toen we dat eenmaal zagen, veranderde onze manier van ondernemen volledig.

In plaats van alleen maar te reageren op wat er gebeurde, konden we vooruit plannen. We wisten wanneer het slim was om onze eigen marketing op te voeren, wanneer we tijd moesten vrijmaken voor shooten en wanneer we juist ruimte moesten reserveren voor het bewerken van foto's. Rustige periodes voelden niet meer als een teken dat het even slecht ging, maar als een onderdeel van de seizoenen van ons bedrijf.

En die rust is ontzettend waardevol.

Veel fotografiebedrijven kennen namelijk een duidelijk seizoenspatroon. In de lente komen de eerste aanvragen weer op gang. De zomer is voor veel fotografen de drukste periode van het jaar. In de herfst neemt het aantal nieuwe aanvragen langzaam af en in de winter kan het ineens opvallend stil worden.

Wie haar patronen niet kent, raakt al snel in paniek. En als dit je bekend voorkomt, wees dan gerust. Je bent niet de enige!

Zonder inzicht voelt een rustige maand alsof je iets verkeerd doet. En een drukke maand voelt alsof je voortdurend achter de feiten aanloopt, terwijl inzicht juist het tegenovergestelde doet. Het haalt de emotie uit wat er op dat moment gebeurt.

Wanneer je bijvoorbeeld bijhoudt hoeveel aanvragen je iedere maand ontvangt en hoeveel daarvan uiteindelijk een boeking worden, krijg je een veel eerlijker beeld van je bedrijf. Je ziet wanneer klanten zich melden. Hoe lang het gemiddeld duurt voordat iemand een beslissing neemt. Welke diensten het populairst zijn. En hoeveel een gemiddelde opdracht uiteindelijk oplevert.

Dat soort informatie lijkt misschien niet heel spannend, maar het helpt je wel om betere beslissingen te nemen. Misschien ontdek je dat je iedere maand genoeg aanvragen krijgt, maar dat slechts een klein deel daadwerkelijk boekt. Dan is de kans groot dat het probleem niet zit in je zichtbaarheid, maar ergens anders in je verkoopproces.

Misschien is je aanbod niet duidelijk genoeg. Misschien sluiten je prijzen niet aan bij de verwachtingen die je website oproept. Misschien stuur je geen follow ups wanneer iemand een aanvraag doet. Of misschien voelt je communicatie nog niet persoonlijk genoeg om vertrouwen te wekken.

Zonder cijfers blijft dat allemaal een aanname. Met cijfers kun je gericht verbeteren.

Hetzelfde geldt voor de planning van je werk. Wanneer je weet wanneer de drukke maanden eraan komen, kun je daar ruim van tevoren rekening mee houden. Je kunt content vooruit plannen, je agenda slimmer indelen of juist nieuwe marketingacties starten voordat het rustiger wordt. Zo ben je niet continu bezig met brandjes blussen, maar bouw je stap voor stap aan een bedrijf dat voorspelbaarder en daardoor ook veel rustiger aanvoelt.

Hoe beter je begrijpt wat er in je bedrijf gebeurt, hoe minder je hoeft te gokken.

Daarom zijn we benieuwd: houd jij op dit moment al bij hoeveel aanvragen je ontvangt en hoeveel daarvan uiteindelijk een boeking worden? En welke cijfers zouden jou kunnen helpen om met meer rust en vertrouwen vooruit te plannen?